初めてご相談をいただくとき、お客様の中ですべてが整理されているとは限りません。
何に困っているのかは分かっていても、どこから話せばよいか分からない。
ホームページを変えたい気持ちはあるものの、何を変えるべきかまでは決まっていない。
制作会社へ相談したいが、どの程度まで準備しておけばよいのか迷っている。
こうした状態は、決して珍しいことではありません。
ギガデザインでは、初回相談の段階で完成した要件書や詳しい資料がなくても問題ないと考えています。
その代わり、話を伺いながら、いくつかの点を必ず確認します。
目的は、すぐに提案を出すことではありません。
今どのような状況にあり、何を優先して考えるべきかを一緒に整理することです。
まず確認するのは、「何を作りたいか」ではありません
初回相談で最初に伺うのは、ホームページの仕様ではありません。
- 何ページ必要か。
- どのCMSを使うか。
- どのようなデザインにするか。
もちろん、こうした情報も後では必要になります。
ただ、最初に確認したいのは、その前にある目的です。
- なぜ相談しようと思ったのか。
- 今、何に困っているのか。
- ホームページを通して、どうなりたいのか。
「リニューアルしたい」というご相談でも、その理由はさまざまです。
- 古く見える。
- 更新できない。
- 問い合わせが少ない。
- 採用に使いたい。
- 事業内容が変わった。
- 今の会社の姿と合わなくなった。
理由によって、必要な対応は変わります。
作りたいものを先に決めるのではなく、何のために必要なのかを確認する。
それが初回相談の出発点です。
今、どのような状態なのか
次に確認するのは、現在の状態です。
- 既存のホームページがあるのか。
- どのくらい前に作られたのか。
- 誰が管理しているのか。
- 更新はできているのか。
- 不具合や困りごとはあるのか。
- アクセス状況や問い合わせ状況を把握しているのか。
現状を知らなければ、必要な対応を判断できません。
例えば、更新できないという悩みがあっても、システムの問題なのか、担当者の問題なのか、更新する内容が決まっていないのかで対応は変わります。
問い合わせが少ないという悩みでも、アクセスが少ないのか、内容が伝わっていないのか、フォームが使いにくいのかで考え方が違います。
まず、今どこにいるのかを確認する。
その位置が分かって初めて、次に進む方向を考えられます。
これまでに、何をしてきたのか
現在の状態だけでなく、これまでの経緯も確認します。
- 過去にリニューアルしたことがあるか。
- SEOや広告に取り組んだことがあるか。
- 制作会社へどのような依頼をしてきたか。
- うまくいったこと、うまくいかなかったことは何か。
- 社内でどのような意見が出ているか。
経緯を知ることで、同じことを繰り返さずに済みます。
以前試して結果が出なかった施策でも、方法や時期に問題があっただけかもしれません。
反対に、何度やっても続かなかったことには、共通する理由があるかもしれません。
過去の判断が間違っていたと決めつけるのではなく、そのときの状況と結果を確認する。
その積み重ねが、次の判断材料になります。
誰に、何を伝えたいのか
ホームページは、会社が伝えたいことを掲載する場所です。
同時に、見る人が必要な情報を探す場所でもあります。
そのため、初回相談では「誰に見てもらいたいのか」を確認します。
- 新しいお客様。
- 既存のお客様。
- 取引先。
- 求職者。
- 地域の方。
- 社内の人。
対象が違えば、必要な情報も変わります。
新規のお客様であれば、サービス内容、対応範囲、実績、依頼までの流れが重要です。
求職者であれば、仕事内容、働く人、職場の雰囲気、応募条件、不安を減らす情報が必要です。
取引先が主な対象であれば、会社情報や事業内容、信頼性を確認できる情報が重視されます。
誰にでも伝えようとすると、結果として誰にも強く伝わらないことがあります。
まず、主な相手を考える。
そのうえで、その人が何を知りたいのかを整理します。
何を優先したいのか
ご相談の中には、複数の目的が含まれていることがあります。
- 問い合わせを増やしたい。
- 採用も強化したい。
- 会社案内としても整えたい。
- 更新しやすくしたい。
- 検索でも見つかりたい。
すべて大切であっても、一度に同じ強さで進めることは難しい場合があります。
そのため、何を優先したいのかを確認します。
- 今、最も困っていること。
- 半年後までに改善したいこと。
- 将来的に取り組みたいこと。
- 今回の予算や期間で実現したいこと。
優先順位が分かると、必要なページや機能、進める順番も見えてきます。
すべてを削るのではなく、段階を分ける。
まず必要なところまで整え、その後に育てていく方法もあります。
誰が運営するのか
ホームページは、公開後も更新や管理が必要です。
そのため、制作前から運営体制を確認します。
- 社内で更新する人はいるのか。
- どのくらいの頻度で更新するのか。
- 原稿や写真は誰が準備するのか。
- 制作会社へ依頼したい範囲はどこか。
- 社内確認は誰が行うのか。
この部分が曖昧なまま進むと、公開後に更新が止まりやすくなります。
更新機能を用意しても、担当者が決まっていなければ使われません。
自由に更新できるようにしても、入力ルールがなければ情報がばらつくことがあります。
反対に、すべてを制作会社へ依頼する形では、小さな変更にも時間がかかるかもしれません。
その会社に合った運用方法を考えるために、誰がどのように関わるのかを確認します。
予算と時期について
予算と公開時期も、初回相談で確認する大切な項目です。
予算を伺うのは、金額に合わせて内容を増減するためだけではありません。
無理のない方法を考えるためです。
- 限られた予算の中で、何を優先するのか。
- 今回はどこまで行い、何を次の段階へ回すのか。
- 既存のものを活かせるか。
- 調査や準備にどの程度の時間が必要か。
こうした判断には、予算と時期の両方が関係します。
また、公開したい日が決まっていても、その日までに必要な準備が整うとは限りません。
- 採用開始。
- 新サービスの発表。
- 展示会。
- 会社の周年。
- システムの契約更新。
期限に理由がある場合、その背景も確認します。
単に急ぐのではなく、間に合わせるために何を優先し、何を後にするかを考えます。
関係者と決定の流れ
ホームページ制作には、複数の人が関わることがあります。
- 経営者。
- 担当者。
- 営業部門。
- 採用担当。
- 広報担当。
- 社内のシステム担当。
- 外部の制作会社や広告会社。
関係者が多いほど、意見や確認事項も増えます。
そのため、誰が相談窓口になるのか、誰が最終的に決定するのかを確認します。
内容ごとに確認する人が違う場合もあります。
- 事業内容は経営者。
- 採用情報は人事担当。
- 技術面はシステム担当。
こうした流れが分かっていると、確認漏れや手戻りを減らせます。
制作が進まない原因は、作業の遅れではなく、誰が決めるのか分からないことにある場合もあります。
最初に決定の流れを整理しておくことは、進行を安定させるためにも重要です。
現時点で決まっていないこと
初回相談では、決まっていることだけでなく、決まっていないことも確認します。
- 会社の強みをまだ整理できていない。
- 掲載する実績が決まっていない。
- 採用方針が検討中。
- 新サービスの内容が固まっていない。
- 社内で意見が分かれている。
決まっていないことがあるのは問題ではありません。
大切なのは、決まっている前提で進めないことです。
- どこまで確定しているのか。
- 誰が、いつ頃決めるのか。
- 制作と並行して整理できるのか。
- 決まるまで待った方がよいのか。
曖昧な部分を明確にしておけば、途中で大きく方向が変わる可能性を減らせます。
また、私たちが整理をお手伝いできる範囲も見えてきます。
「どこまで相談してよいか」も確認する
お客様によって、制作会社へ期待する役割は異なります。
- 決まった内容を形にしてほしい。
- 構成や文章から一緒に考えてほしい。
- 既存サイトの問題を調べてほしい。
- 運営方法まで相談したい。
- 社内説明のための資料も必要。
どこまで相談したいのかが分かれば、必要な進め方や費用も変わります。
反対に、こちらが必要以上に踏み込むと、負担に感じられることもあります。
初回相談では、どこまで決まっていて、どこから一緒に考えたいのかを確認します。
相談の範囲を合わせることで、お互いに無理のない関係をつくれます。
初回相談で、答えが出なくてもよい
初回相談ですべてを決める必要はありません。
話してみて初めて、考えるべきことに気づく場合もあります。
- 追加の資料が必要になる。
- 社内で確認したいことが出てくる。
- 現状調査が必要になる。
- 別の担当者にも話を聞く必要がある。
その場で結論を急ぐより、何が分かっていて、何を確認すべきかが整理できれば、相談には十分な意味があります。
私たちも、確認できていないことを前提に提案を進めません。
調べる必要があれば、その旨をお伝えします。
判断材料が足りなければ、次に何を確認するかを決めます。
初回相談は、すべての答えを出す場ではありません。
一緒に考えるための地図をつくる場だと思っています。
話しながら整理していく
ここまで読むと、相談前に多くのことを準備しなければならないように感じるかもしれません。
実際には、すべてを事前にまとめていただく必要はありません。
分かる範囲でお話しいただければ、こちらから確認します。
- 「何を聞かれるか分からない」
- 「うまく説明できる自信がない」
- 「まだ依頼するか決めていない」
そのような段階でも構いません。
話しているうちに、困っていることや優先したいことが見えてくる場合があります。
私たちは、整理された相談だけを受けるのではありません。
整理するところから、一緒に考えることを大切にしています。
初回相談で確認していること
ギガデザインが初回相談で確認しているのは、主に次のようなことです。
- 何に困っているのか。
- なぜ相談しようと思ったのか。
- 現在のホームページはどのような状態か。
- これまでに何をしてきたのか。
- 誰へ何を伝えたいのか。
- 何を優先したいのか。
- 誰が運営し、誰が決定するのか。
- 予算や時期に条件はあるのか。
- まだ決まっていないことは何か。
- どこから一緒に考えたいのか。
これらを確認するのは、質問項目を埋めるためではありません。
お客様にとって必要なことを見つけるためです。
すぐに制作へ進むことが必要な場合もあります。
まず調査した方がよい場合もあります。
社内で整理してから進めた方がよい場合もあります。
初回相談の目的は、仕事を受注することだけではありません。
今の状況を整理し、次にどのような判断をすればよいかを見つけることです。
ギガデザインは、話がまとまってから相談する場所ではなく、話をまとめるところから相談できる会社でありたいと考えています。
